Nhái Cốm Blog

I love you just the way you are

0R8A4000_

Điều gì ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm nhất?

Leave a comment

Tác giả: Anna Majowska
Bài gốc: What Impacts Team Productivity the Most?

Lược dịch

Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng việc tách khỏi nhóm để làm việc thực sự là một vấn đề quan trọng. Công việc khác nhau đòi hỏi những cách tiếp cận khác nhau, và thông thường thì khối lượng công việc hoàn thành trong ngày phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch của từng ngày một.

Nếu công việc thực sự của nhóm là làm ra một thứ gì đó (sản xuất, viết lách, lập trình, đồ họa hay thiết kế…), thứ gây phiền nhiễu nhất đến quá trình làm việc của họ chính là những cuộc họp.

Điều quan trọng là loại bỏ hoàn toàn các cuộc họp hay “nhồi nhét” chúng lại; từ nửa ngày đến 1 ngày một tuần dành cho các cuộc họp, 4 ngày còn lại hoàn toàn dành cho công việc. Qua đó, có thể giới hạn thời gian không dành cho công việc cũng loại bỏ quãng thời gian lãng phí gây ra bởi việc chuẩn bị và chờ đợi cuộc họp diễn ra. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc, hoàn thành nhiều thứ hơn trong khoảng thời gian ít hơn.

Như chúng ta thường nghe, ai cũng cần nghỉ ngơi thường xuyên.

Cảm xúc

Chúng ta là con người. Cho dù bạn là chuyên gia và có khả năng tự kiểm soát hay không thì cảm xúc cũng chi phối công việc và cách chúng ta hoàn thành công việc.

Vì vậy, nếu người quản lý không quan tâm đến cảm xúc và lý do đằng sau cảm xúc đang được biểu hiện trong nhóm, kết quả làm việc nhóm có thể sẽ không được như mong đợi. Vai trò của người quản lý nhóm là dẫn dắt, chỉnh sửa và làm mọi việc trở nên đơn giản hơn. Để cảm xúc tác động đến những gì chúng ta làm sẽ tạo ra những tác động lớn.

Ví dụ, khi bạn thể hiện sự tức giận sau một dự án thất bại, nhóm dự án sẽ ghi nhớ điều này, qua đó tạo ra những thay đổi trong cách cư xử ở dự án kế tiếp. Tất nhiên, điều này không có nghĩa họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn.

Tôi không có ý nói rằng không được để cảm xúc xen vào quá trình quản lý. Nhưng biết thể hiện cảm xúc ở thời điểm nào có thể giúp cải thiện tình hình là cực kỳ quan trọng.

Người khó ưa

Mọi nhóm đều có một vài người như thế này. Đó có thể là một gã luôn vùi dập ý kiến của bạn để làm nổi bật tầm quan trọng của mình. Đó cũng có thể là một cô gái điệu đà luôn làm phiền bạn bằng những vấn đề cá nhân của riêng cô ta trong khi bạn đơn giản chỉ là không muốn nghe cô ta nói. Hoặc cũng có thể là một người bi quan luôn cho rằng chẳng gì có thể hoàn thành đúng hạn, luôn đưa ra những lý do tại sao không nên thực hiện một công việc thay vì giải pháp để thực hiện công việc đó.

Tránh đối đầu trực tiếp với những người như thế này này có thể là một giải pháp hay. Hãy giữ khoảng cách với họ, thông qua trao đổi thư điện tử (email), messenger hoặc công cụ quản lý nhiệm vụ để tạo không gian cho việc đánh giá, nhận xét từng vấn đề cụ thể.

Bằng cách giữ khoảng cách với họ, bạn có thể tập trung vào việc trao đổi thay vì những vấn đề cá nhân hay cách tiếp cận. Lấy dữ liệu và xử lý mà không để bị ảnh hưởng bởi mớ bòng bong do họ tạo ra.

Bằng cách tôn trọng cái tôi của họ (bằng cách giữ khoảng cách), bạn sẽ thu về lợi ích từ công việc thực sự của họ. Tình huống này dường như là lợi cả đôi bên.

Và cũng đừng lo lắng. Sẽ luôn có một ai đó coi bạn như người khó ưa và cần được quản lý. Điều này là rất hiển nhiên.

Không gian và thời gian

Bởi vì mọi người không ai giống ai, rất khó có trường hợp cả nhóm đều cảm thấy thoải mái và hạnh phúc khi làm việc trong cùng loại văn phòng, phòng làm việc hay khung giờ làm việc.

Đó là lý do tại sao không gian làm việc nên có khả năng điều chỉnh như sắp xếp chỗ làm việc khác kiểu hay bàn ghế khác loại…

Thêm vào đó, một số công ty mới cho phép nhóm có thể thiết lập giờ làm việc của riêng họ. Hãy ghi nhớ rằng sẽ có khoảng thời gian chung trong thời gian biểu của các thành viên. Vậy tại sao không để những người dậy sớm đi làm lúc rạng sáng và những người ngủ nướng đi làm vào buổi trưa?

Những điều trên có có thể giúp nhóm đạt được hiệu quả công việc cao nhất, qua đó kết quả làm việc nhóm nói chung và sản phẩm cuối cùng nói riêng sẽ được hưởng lợi.

Chắc chắn rằng, có rất nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm. Nhưng nếu bạn nghiêm túc lưu ý đến những điều ở trên, cơ hội thành công của nhóm bạn sẽ tăng hơn.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s